Printr-un fond documentar se înțelege totalitatea documentelor create în decursul vieții și activității unei persoane care s-a remarcat pe plan politic, social, cultural-științific. În cazul documentelor deținute de IICCMER, donate de către creatorii acestora sau de către urmașii de drept, în vederea valorificării științifice și a cunoașterii acțiunilor, activităților personale dar și colective de luptă împotriva regimului comunist prin diverse mijloace, prin implicări, prin crearea de asociații care sprijineau refugiații, criticau și luptau împotriva regimului comunist din România.

În cadrul acestor fonduri documentare, se pot regăsi documente personale ale creatorului de fond: acte de stare civilă, de studii, de numire în diverse funcții, acte de donație, acte al proceselor, invitații la congrese, conferințe, simpozioane, manifestări politice, culturale, artistice, necrologuri, documente întrocmite ca urmare a îndeplinirii de către creatorul fondului a unor funcții de răspundere, a unor activități din sfera politică, socială, culturală, artistică, științifică precum și documente provenite din fondurile unor organizații care nu pot fi integrate la fondurile respective. De asemenea, se regăsesc manuscrise și copii ale lucrărilor științifice, literare, diversă corespondență, articole, memorii, studii referitoare la viața și activitatea lor, recenzii la lucrările creatorului, documente ale altor persoane și familii, lucrări artistice sau reproduceri de artă.

Fiecare fond creat este ordonat și inventariat conform normelor arhivistice aflate în vigoare, ulterior întocmindu-se inventarul iar documentele să fie puse la dispoziția cercetătorilor interesați de studierea fenomenului exilului românesc.